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程序化管理的运作

发表时间:2013/6/27 14:34:41    责任编辑:    来源:

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     虽然目前在发达国家的企业中广泛地应用程序化管理,但在我国企业界特别是一些中小企业仍然没有推行这一规范的管理模式,原因是多方面的,但其中最为主要的因素是在我国关于程序化管理的系统性研究很少,所以企业还没有意识主动采用程序化管理,因此我们很有必要对程序化管理的运作加以研究,以促进程序化管理工作在我国企业中广泛开展,起到提升管理水平的作用。

  程序化管理的运作需要一定的环境条件及其运行规范,具体包括前提条件,运行程序图及其说明。

  1.前提条件

  (1)适当的集权与分权。程序化管理运作的前提条件之一就是适当的集权与分权,要求各级管理者既充分信任其下属的能力又尊重上级的权威,从制度的角度严格规范各级管理者的行为,制定岗位工作职责和相关的管理制度,明确责任权限,上级不能随意干预下级职权范围内的事情,下属也不可越权行事。努力做到不同层级上的管理者各负其责的同时,加强他们之间的沟通联络,达到协调行动,规范管理的目的。

  (2)工作分析。工作分析也是程序化管理必不可少的前提条件。工作分析主要解决两个方面的问题,一是可以将管理工作分为例行性工作和例外性工作,程序化管理的重点就是将那些经常、反复出现的工作编制成相应的程序,管理者按照规定的程序操作即可;对于偶然的、不经常出现的关乎企业整体运行的问题,则要采取非程序化管理的方式去解决。二是明确提出岗位工作任务、职责权限以及本岗位同其他工作岗位的关系,将岗位工作进行必要的分解,为推行程序化管理提供依据。

  2.程序化管理运行图

  在明确各级各类管理者职责任务及其隶属关系的基础之上,按照“权力线”的内在逻辑关系绘制程序化管理运行图。程序化管理运行图的绘制实质上是一种严密的逻辑思维的展开过程,把同一工作岗位上的各种不同的工作内容按照先后逻辑关系进行排列,一步一步推理绘制而成。整个绘制过程十分复杂,要求绘制人员既了解这些工作的具体内容和程序,又必须懂得管理学、经济学、逻辑学等相关学科的基本知识。

  3.程序化管理运行图的运作说明

  程序化管理运行图的运作说明,就是要具体说明每项工作由谁负责,经由什么样的组织审批程序后谁来执行等一系列问题。有了这个说明,岗位工作人员不但清楚了自己的工作任务、职责权限,而且明白了自己的“管理行动线路”,避免了管理的盲目性,有利于提高管理效率。例如某油井区“生产用料的筹备及仓储管理程序”运作说明:

  生产用料的筹备及仓储管理程序:

  (1)生产用料的筹备程序。由材料员根据生产建设计划编制生产建设用料计划草案,经由经营组组长复核、区主管经营领导审核上报上级主管部门批准后,由经营组负责从厂里领取材料。

  (2)生产用料的入库程序。生产用料入库应当由经营组委派专人,会同材料员一起来完成此项工作,认真做好材料的入库验收登记工作。在验收过程中 如果发现物资品种、规格型号不符、数量短缺、溢出、物资损坏、变质及技术资料不全等现象,应做好记录,并通知有关人员进行查找、兑换、退货等。材料验收登记包括材料名称、规格、数量、质量等级等。登记表格一式两份,经营组办公室和材料员各持一份。材料登记时要按照其价值、用途等标准进行分类登记,登记表要有验收人员验收、经营组组长复核、区经营主管领导审核的签字。

  (3)库存管理。材料入库后,材料员要对所有材料进行分类、定点存放,加强防潮、防盗、防火工作,定期盘点存货。

  (4)生产用料的领用程序。生产用料必须坚持先计划、后预算、再领用的原则。生产用料领用时,必须由井区材料员填写领料单,并加盖材料员的私人印章,按照材料金额大小由有关领导签字后,方可发行材料。及时做好领用材料的登记、归档工作。

  程序化管理的运作是一项复杂、细致的系统工程,它不但要求不同层级的管理者各负其责,相互协调,而且要求各职能部门密切协作,只有这样才能将程序化管理贯彻落实到底。